Scrambled Egg

Kenzoです。映画、音楽、写真、旅が大好きな25歳。なんやかんやと記録していきます。

会社って、仕事って。その①

心がけて変われたこと

今の職場になって、仕事のやり方が大きく変わった。狭い範囲で受動的な仕事ばかりしていたけど、それが能動的に変わった。一番ブレーキをかけていたのは環境ではなく自分だったのは間違いない。「うまくやろう」としすぎる自分が強く出てしまっていたことが大きいと思う。それは少し、変わることができた。

 

・うまくやろうとしない

・考える、調べる、やってみる

・言葉にする

 

この3つを常に心がけた。すると文字通り、ガラリと環境は変わった。

 

だが起業したわけではないので、能動的になったとは言っても、限界はある。リーダーの指示があるからだ。また生産関係が存在する以上、能動的な働きが少数になってしまうとこれまた限界があるし、問題も生じてきやすい。ここで、自らの頭の中を整理するためにも、現状を記しておこうと思う。

 

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業務の流れ

僕が今いるのはネットショップだ。実店舗は持たず、楽天Yahoo!ZOZOTOWNなどのプラットフォームに出店をして販売事業を行なっているタイプ。従業員は10人。事務所で行う作業の流れは以下のようになる。

 

①商談、展示会からバイヤーが商品をセレクト。またはアイテム企画を行なって生産のオーダーをする(AまたはB

 

②商品が事務所に届く

 

③どのメーカーのものか、仕入れ原価、そして販売価格はいくらなのか、カラー展開やサイズ展開はどうなのか、を仕訳する(手書き)(C

 

④仕訳表を元に、SKUのためのコード作成と在庫表登録をする(手作業)出品スケジュールが更新されていく(登録まではG、スケジュール更新はA

 

⑤アイテムのディテール撮影、および着用写真の撮影をする。(僕の仕事のメインはここ。僕とC

 

⑥撮影データをPhotoshopで加工し、アイテムページに載せるデータを作成する(DE

 

⑦各モールに合わせた方法で出品作業を行ない、倉庫にて計上が確認されたら出品する(同上)

 

⑧システム上で注文が確認されたら、手作業でその処理をし、倉庫に発送依頼を出す。その間、問い合わせや返品返金、交換に係る問い合わせ対応も同時進行(基本はFのみだが電話は出られる人が出る)

 

⑨倉庫は注文にある商品をピックアップし、納品書を印刷し、梱包、発送を行う

 

⑩注文確定のメールに続けて、発送完了のメールを送信する(F

 

以上の流れを基本として、繰り返す。

 

この基本的な作業の間で、売れ残っている商品の再撮影や、新色として追加された商品の撮影などがあり、それに伴って出品済みのページの画像変更や追加の作業などを行なっている。

 

ワンシーズン(春夏・秋冬ごと)で入荷する品番は平均すると550ほどで、カラー展開が平均すると6色くらい(基本は3色か4色が多いが、たまに大量カラーがやってくるので)になる。その時点で、撮影する分だけで3000という数字は超えるわけだ。そこに、「在庫を持つ」ということを加えると軽く3倍した数字を叩き出すだろう。

 

そして次に、1日に受注する注文の平均は約200件ほどである。この二つの平均値は次に記載する業務で、当然だが極めて重大な意味を伴ってくる。

 

受注から発送まで

 

注文確定後、システム❶で、(決済でのトラブル等の特殊な場合を除き)『どのモールからどの商品が注文されたか』までがわかる状態になっている。それを見てから該当するモールに行って、お客さん情報をCSVで出して、システム❶に入れる。

 

支払い状態がどうなっているか見て、OKであれば

お客さん情報、商品の在庫最終チェックして、その情報をシステム❷に放り込む。それによって倉庫側が確認できる(週に一回、システム❶と❷の在庫数を合わせるいわゆる「棚卸し」がある。モールに反映されているのはシステム❶の数。その間、どちらのシステムにも触れないように)。

倉庫はそれを見て、納品書、ピッキングシート、発送用伝票の3枚セットを出す。

梱包して、発送!

 

「正確に売り上がる」ためには、システム❷に送られる情報や蓄積されている情報が正確でなければならない。そしてそのシステム❷が正確であるためには倉庫に届いた商品はすぐに計上しなければならないし、その作業こそ正確に行う必要がある。

 

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長々と書くしかなかったけれども、このように、大事な部分ほど、なぜか手作業以外が不可能な仕組みになっている。手作業の多さはこんなものなんだろうか?売り上げを伸ばしている企業がどういった流れで行なっているかが見えないので、そこはわからないが、純粋に手作業多いな、と感じていることは事実だ。

バランス

もちろん、全てを機械化することは現実的に難しいことはわかりきっている。手作業の方がいいこともある。使い古された表現になるが、要はバランスだ。

 

仕分けの部分で言うなら、一日8時間の勤務で終わらないほどの量がある場合、それを行う人数を増やさなければならない。人数を増やすことができないなら量を日毎に割り振っていくか、単純に元の量を減らすか。

 

受注の部分で言うなら、一日8時間の勤務での受注数は調整などできない。むしろ、多い方が良いのは確かだ。売り上げにつながっているのだから。それを「ミスなく」捌ききれるかどうかがカギで、一人では無理になってきているなら人を増やす必要がある。

それに対して、問い合わせ対応の多さは幾ばくかの調整が可能だ。かかってくるタイミング等はもちろん無理だが、その絶対量を減らしていく工夫はできる(もちろんうれしい悲鳴は別)。

 

撮影の部分では、一日8時間の勤務で考えると、ディテール撮影と着用写真の撮影でだいたい5品番を完了させることが可能なので、そのペースを理解した上でスケジューリングが大事になってくる。こいつはカラー数がめちゃくちゃ多いのですぐ終わるアイテムと一緒にする。または同じ展開のものと同じコーディネートにして、時短するなど。

そのスケジューリングためには、入荷の順番を把握している方がきっと楽だ。いつ入荷するのか、ある程度は知っておくと便利だろうと思う。

「この日は10品番やってもらわないと困る」なんてのはナシの方がいい。それが頻繁に起こるようでは、何かがおかしいことのヒントだと考えるべきだ。

 

データ作成と出品は、一日8時間の勤務で言うと現在の体制で5品番が平均して可能で、撮影のスケジュール感覚に近いものがある。商品の見せるべきポイント、推すべきポイントも踏まえつつ作業を行うので、それを撮影チームと共有し、必要なデータが上がってくるようにしておいた方がいい。

ところが撮影の部分と違うのは、その情報の正確性が必要であるために「確認」の作業を伴うことだ。その情報とは、「倉庫にいつ、在庫が入るか」ということがメインになる。それがあやふやだと、いつまでもWebページ上で露出ができない。つまりは販売ができないからだ。

まとめ

作業が止まる事由があると、これらのペースは確実に崩れる。そしてそのペースは、心持ちが楽であるという前提があるべきだと思う。そして心持ちが楽というのは、バランスが取れているということだと思う。

手作業でもシステムを駆使するでも、方法はきっと何でも良いのかもしれないが、大切なのは急がずかといってのんびりしすぎることなく作業することで進んでいくバランスだ。

 

そのバランスは、今、猛烈に崩れている。それを次にまとめていこうと思う。